4300 Mails in zwölf Monaten, Antwort am selben Tag garantiert: Die Corona-Pandemie fordert im Klinikum Saarbrücken nicht nur die Beschäftigten, die in der direkten Patientenversorgung tätig sind, sondern stellt auch besondere Anforderungen an das Personalmanagement des Maximalversorgers. Personaldirektor Thomas Hesse hat das komplexe Räderwerk mit 2000 Beschäftigten im Blick, setzt auf innovative Projekte und lebt eine offene Kommunikationskultur.
Als einer der größten Arbeitgeber der Region mit rund 2000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hat das Klinikum Saarbrücken insbesondere seit Beginn der Pandemie gezeigt, dass der Winterberg Herausforderungen gewachsen ist. „Es hat sich gezeigt, wie wichtig tagesaktuelle, unbürokratische und praktikable Lösungen für die unterschiedlichsten Fragestellungen unserer Beschäftigten sind – das hat sich im Kontext von Corona absolut bestätigt“, berichtet Personaldirektor Thomas Hesse.
Pandemie-bedingte politische Entscheidungen wie beispielsweise Kita-, Schul- oder Grenzschließungen hatten und haben einen großen Einfluss auf den Alltag im Klinikum. „Die Beschäftigten waren aufgrund der dynamischen Entwicklung häufig sehr verunsichert und haben viele Fragen. Die offene und transparente Kommunikation ist das wichtigste Instrument und natürlich umsetzbare Lösungen“.
Best-Practice am Beispiel der "Coronameldung"
Ein Beispiel dieser besonderen Kommunikationskultur der Personalabteilung ist das Instrument „Coronameldung“. Dahinter verbirgt sich eine Emailadresse, die den Beschäftigten des Klinikums an sieben Tagen in der Woche die Möglichkeit gibt, offene Fragen rund um Corona (wie Umgang mit Quarantäne, Symptomen, Impfen oder Abstrich) zu stellen. Die Antwort kommt taggleich, auch an Wochenenden oder Feiertagen. In den vergangenen zwölf Monaten wurden mehr als 4300 Emails beantwortet.
Der Stab um den Personaldirektor muss dem Alltag flexibel begegnen. Das Aufgabenspektrum hat sich durch die Pandemie verändert. So mussten zu Beginn der Pandemie 560 Bewerbungen als Winterberghelfer gesichtet und ausgewählt werden und letztlich 170 Helfer/innen innerhalb weniger Tage mit allen notwendigen Formalitäten in das Team Winterberg eingestellt werden. Oder ein anderes Beispiel: Alleine knapp 1400 Bescheinigungen für unsere 172 Grenzgänger im Klinikum wurden ausgestellt, damit diese die Grenze passieren konnten bzw. können.
Die bereits vor Corona etablierte „Service- und Beratungsstelle Familie und Beruf“ ist in der Pandemie in einen neuen Fokus gerückt. „Dass es gar keine Betreuungsmöglichkeiten für Kinder gibt, war eine völlig neue Situation“, so der Personaldirektor. „Viele berufstätige Eltern hatten keine Lösung, da haben wir eine Ad-hoc-Lösung etabliert und organisiert“, sagt Hesse, der sich ebenfalls als Regionalbotschafter für das Saarland von „Erfolgsfaktor Familie“ engagiert und sich für eine familienbewusste Arbeitswelt stark macht. Corona-bedingt haben sich weitere Arbeitszeitmodelle entwickelt und dort, wo es umsetzbar ist, wurde beispielsweise das mobile Arbeiten mit Arbeitszeiterfassung per App etabliert.
Neue Themenkomplexe wie beispielsweise der Umgang mit der Coronaprämie, nämlich die Erarbeitung einer gerechten Verteilung an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, kamen zu dem üblichen Tätigkeitsfeld im Personalwesen hinzu. Hier wurde der Schulterschluss zum Betriebsrat und der Frauenbeauftragten des Klinikums und nach fairen Lösungen gesucht (und gefunden). Ein weiteres Thema ist die Organisation der Covid-Impfungen. Das Impfinteresse der Beschäftigten wurde abgefragt und anschließend wurden unter Berücksichtigung der Vorgaben des Landes und der Priorisierung Inhouse-Impfungen organisiert bzw. die notwendigen Bescheinigungen an die Beschäftigten ausgehändigt zur Anmeldung beim Impfzentrum des Saarlandes.
60 Prozent mehr Ausbildungsplätze in der Pflege auf dem Winterberg
Neben dem „neuen“ Alltagsgeschäft im Personalmanagement haben in 2020 trotzdem zukunftsweisende Projekte ihren Platz gefunden. Die Schule für Gesundheitsfachberufe konnte die Ausbildungsplätze in der Pflege um 60 Prozent aufstocken. Die neuen Plätze konnten trotz Pandemie alle besetzt werden. Dank dem gemeinsamen Projekt mit dem Bildungs- und Gesundheitsministerium wurde die SaarPflegeschulCloud implementiert, um so das Lernen für den Auszubildenden noch flexibler zu gestalten.
Dem Fachkräftemangel begegnet der Personaler mit unterschiedlichen Ansätzen. Einer davon ist die Rekrutierung von Fachkräften aus Mexiko, einem Land, in dem deutlich mehr Fachkräfte ausgebildet als benötigt werden. Mit Corona-bedingter Verzögerung starteten 15 Pflegekräfte im Oktober 2020 im Klinikum Saarbrücken. Ein Projekt mit großem Engagement und gelebter Integration, das weitergehen wird.
Ausblick
Thomas Hesse blickt zuversichtlich in die Zukunft und lässt sich nicht aus dem Takt bringen. Viele neue Projekte liegen trotz Pandemielage auf seinem Schreibtisch, die bearbeitet werden wollen. So haben sich Anfang des Jahres drei neue Ausbildungsberufe auf dem Winterberg etabliert und das „Bildungszentrum Winterberg“ ist im Aufbau. Und die Rekrutierung aus Mexiko geht in die zweite Runde, neben Pflegekräften werden auch Ärzte gesucht. Daneben hält die Digitalisierung auch im Personalmanagement Einzug, Mitte 2022 wird es nur noch elektronische Personalakten geben.
